Boekhouding webshop

|

Ik @#$% de webshop boekhouding!!! En daarom heb ik een paar jaar geleden alles uitgezocht om zo makkelijk en voordelig mogelijk de administratie te regelen zonder dat ik iedere 3 maanden een weekend kwijt was omdat het weer tijd was voor de btw. En dan aan het eind van het jaar met tranen in mijn ogen te kijken naar de vragen op de belastingaangifte. Ik heb het 1 jaar allemaal zelf gedaan en toen gezworen dat ik het voortaan anders zou gaan doen.

Herken jij dat gevoel van die vreselijke stress wanneer het tijd is voor de administratie? Lees dan verder.

MAAR….dit is geen financieel advies, ik ben geen expert.
Dit is hoe ik zo makkelijk en voordelig mogelijk mijzelf heb getrakteerd
op een leven met zo weinig mogelijk financiële stress.

Geen vergelijkers

In het artikel hieronder lees je precies hoe ik de boekhouding had geregeld. Ik heb zo’n ontzettende aversie tegen boekhouding dat ik voor dit artikel ook niet uit ga zoeken of er ondertussen een betere manier is. Dit is de oplossing van een paar jaar geleden maar als ik nu een webshop zou openen zou ik het zo precies weer doen. Sterker nog ik ben momenteel ZZP-er zonder webshop en gebruik nog steeds het onderstaande systeem.
Komt ie!

IJzeren discipline

Ik moet van mijzelf verplicht iedere maandag alle administratie wegwerken want anders loopt het teveel op. Alle bonnetjes en facturen zet ik in Excel met een nummer (bedrag excl en incl btw, bedrijf, omschrijving). Het nummer in Excel staat ook op de bon of het nou digitaal (in bestandnaam) is of op papier (geschreven). Dit kan natuurlijk allemaal ook met een app of in een boekhoudprogramma, maar dan wordt het al snel onoverzichtelijk voor me. Ik wil gewoon een lijstje en een ouderwetse ordner. En met dat lijstje kan ik meestal alle vragen beantwoorden van de boekhouder, heel snel optellen of de btw klopt etc. Kortom een heel eenvoudig uitgaven lijstje in Excel.

E-boekhouden

Google op ‘boekhouding webshop’ en je wordt platgegooid met reclame en sites. In 2017 heb ik ze allemaal gelezen en bestudeerd en ik kwam uit op een abonnement op e-boekhouden, dit kost niet heel veel per maand. En als je heel weinig betalingen per maand dan hebben ze zelfs een tarief van onder de 10 euro per maand.

Daarnaast zoek je een boekhouder voor je webshop.

Boekhouder webshop

Ga op zoek naar een boekhouder die zelf al werkt met e-boekhouden. Dit is heel belangrijk, het scheelt de boekhouder namelijk heel veel tijd wanneer hij/zij het systeem al kent en jou dus heel veel geld. En niet alleen geld ook tijd. Je kan namelijk heel veel automatisch instellen. Je koppelt e-boekhouden aan je bank waardoor alle betalingen het systeem ‘inrollen’. De meeste betalingen (huur, verzekering etc) komen iedere maand terug en deze kan je met een automatische regel automatisch op de goede plek boeken. Zo hoef je alleen nog maar de uitzonderingen te boeken.

of

Boekhouding webshop zelf doe

Wil je geen boekhouder en doe je het liever zelf? Dat kan natuurlijk ook. Ik heb dat het eerste jaar ook gedaan maar vond het erg lastig om bijvoorbeeld het jaar af te sluiten. Voor de belastingaangifte heb je antwoord nodig op allerlei vragen en daar liep ik zelf vast. Maar E-boekhouden staat vol uitleg en filmpjes dus zolang jouw onderneming niet te ingewikkeld is en je het zelf een beetje snapt dan kan je het ook goed zelf doen.

Koppel je bank aan E-boekhouden.

Door de koppeling ‘rollen’ alle bij- en afschrijvingen van je bank zo e-boekhouden in. Ik pinde dan ook alles (scheelt weer een kasboek). Je ziet de afschrijvingen staan in E-boekhouden, je klikt op ‘handmatig invoeren’ en zet de afschrijving op de juiste tegenrekening. Je kan daarnaast nog van alles invullen en uploaden maar dat deed ik niet. Ik vulde alleen maar het nummer van de factuur (yep, die in de ordner) bij boekstuk.

Heel veel bedragen komen iedere maand terug daar maakte ik automatische regels voor aan. Zo gingen bijvoorbeeld alle huur facturen automatische naar de juiste tegenrekening en had ik er helemaal geen omkijken meer na.
Als je niet weet waar je iets moet boeken dan zet je het in vraagposten. Dan kan de boekhouder daar aan het eind van het jaar naar kijken.

Koppel je webshop NIET met E-boekhouden

En dit is waar sommige van jullie af gaan haken. Maar zoals ik al zei ik ga voor makkelijk en eenvoudig. Je kan je webshop meestal koppelen aan E-boekhouden. Iedere bestelling of betaling rolt dan het systeem in, maar dat wil je niet want: Dat is te veel warrige informatie en wordt een grote puzzel.

  • Geannuleerde bestellingen
  • Geretourneerde bestellingen
  • Gedeeltelijk geretourneerde bestellingen
  • Klachten en geld terug
  • Extra korting
  • Iets nasturen
  • Afterpay
  • etc etc

Als dat allemaal je E-boekhouden instroomt dan wordt je gek (althans ik wel). EN DAT IS WAAROM JE NIET JE WEBSHOP KOPPELT MAAR ALLEEN JE BANK. Lees verder hoe mijn boekhouder het heeft opgelost.

Omzet in E-boekhouden

De omzet van je webshop wordt vanzelf een keer op je bankrekening gestort. Dit kan gedaan worden door Mollie, Izettle, Tikkie, bankoverschrijving etc etc. Als het op je bankrekening wordt gestort komt het vanzelf via je bankgegevens E-boekhouden binnen vanwege de bankkoppeling die je hebt aangemaakt. Voor elke omzetstroom had ik een aparte grootboekrekening (mollie, Izettle, winkel etc) waar de omzet op werd geboekt. Om iets op te zoeken kon ik altijd Mollie in om te kijken hoe het precies zit, en ook bij een eventuele controle kan je alle gegevens laten zien in Mollie, kassasysteem etc.

BTW

Ik wist mijn omzet en ik mijn uitgaven stonden in Excel. In E-boekhouden kan je btw-aangifte aanklikken en dan zie je het bedrag. Ik controleerde dit snel aan de hand van de cijfers in Excel. Aan het eind van het jaar deed mijn boekhouder een grondiger controle. Als je het eens bent met de btw-aangifte in E-boekhouden dan druk je op een knop ‘BTW indienen’ en je btw is geregeld. Je krijgt een betaalcode die je invult bij het betalen van de btw. De BTW aangifte gaat zo makkelijk dat ik wel eens vergeten was om daadwerkelijk te betalen.

Inkoop bijhouden

Naast de facturen die je ook de inkoop bij te houden. Je moet namelijk de waarde van je inkoop op de balans zetten. Je boekhouder gaat vragen naar de waarde op 31 december (mag ook vaker per jaar). Om dit bedrag kloppend te houden dien je ook alles bij te houden wat verloren, gestolen en onverkoopbaar is geworden.

Banksaldo controleren

Dit is meer een goede tip. In E-boekhouden staat je banksaldo, controleer af en toe of het saldo in E-boekhouden hetzelfde is als je daadwerkelijke banksaldo op de bank. Zo niet is er iets misgegaan met je koppeling ofzo. Meestal redelijk snel te vinden. Ik heb het nog nooit 100% kloppend gekregen maar een paar centen afwijken is geen probleem.

Factuur Mollie (of andere omzet)

Wanneer je gebruik maakt van een betaalprovider zoals bijvoorbeeld Mollie dan betaal je voor die dienst. Dus stel je omzet is 100 euro dan krijg je van Mollie bijvoorbeeld 99,60 op je rekening gestort. Later krijg je voor die 0,40 cent een factuur van Mollie.

Deze factuur staat niet automatisch in E-boekhouden want Mollie haalt het vn je omzet af. Maar het zijn wel kosten en die wil je wel verwerken. Mollie factuur in E-boekhouden verwerken doe je zo:

  1. Memoriaal
  2. Rekening = 8000
  3. Datum staat op Mollie factuur
  4. Omschrijving = Mollie + factuurnummer Mollie
  5. Factuurnummer: LEEG LATEN
  6. Boekstuk: Je eigen nummer die je in Excel hebt staan
  7. Bedrag, dit bestaat uit 2 gedeelten, de kosten en de BTW. De BTW zet je op 1511 voorbelasting en de kosten op 4790 diverse. MAAR LET OP! Beide bedragen met een min teken ervoor, dus negatief.

Hopelijk helpt dit jou ook met jouw boekhouding. Asjeblieft geen moeilijke vragen stellen hieronder ik kan je echt niet verder helpen dan dit. Je mag wel extra tips en advies geven. En nogmaals ik ben geen boekhouder dus ik help je alleen maar op weg met je boekhouding voor je webshop. Gebruik je eigen verstand en vraag professionele hulp. Succes!

Webshopgirl heeft ook een artikel over: betaalsystemen webshop.

Vorige

Foto’s voor website

Webshop groothandel

Volgende

Plaats een reactie